Monitoring dan Evaluasi Kegiatan PPID Kemenristek

ristek.go.id, Berdasarkan hasil penilaian dari Komisi Informasi Publik berdasarkan UU Nomor 14 Tahun 2008 melalui website K/L, maka Kementerian Riset dan Teknologi memperoleh nilai sebesar 54.53, oleh karena itu perlunya “peningkatan kinerja pelayanan informasi secara profesional, transparan dan menjunjung tinggi prinsip akuntabilitas dalam melayani hak asasi warga Negara dengan pelayanan publik dilaksanakan sebaik-baiknya, akuntabel dan berdasarkan peraturan yang berlaku”, demikian yang disampaikan Haryanto Sahar, Kabag Data dan Informasi dalam pengantar presentasi kegiatan 4 (empat) bidang Tim PPID Kementerian Riset dan Teknologi yang dilaksanakan di Samarinda Room, blue Sky Hotel, lt. 3, Selasa, 9 Oktober 2012.

Beliau mengatakan berdasarkan organisasi PPID Kemenristek, terdapat 4 (empat) Bidang yang wajib menyampaikan hasil kegiatan dalam proses pelaksanaan layanan informasi Kemenristek dari Januari s/d Oktober 2012 yang terdiri atas 1) Ketua Petugas Meja Informasi, Wawan Bayu Prasetya, 2) Ketua Petugas Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa, Djaswadin, Koordinator Sekretariat, Rina Christina, dan 4) Ketua Petugas Dokumentasi, Juhartono.

Pada kesempatan pertama, Ketua Petugas Meja Informasi Wawan Bayu Prasetya menyampaikan bahwa PPID Kemenristek dapat dibaratkan sebagai instrument musik, dengan pola meja informasi sebagai personil yang menyampaikan informasi kepada pemohom, Sekretariat merupakan tim kerja yang menghimpun dari unit kerja lain, sedangkan petugas dokumentasi sebagai petugas yang menyimpan sebagai arsip dan yang menentukan apakah dipublikasikan atau tidak dipublikasikan. Dikatakan olehnya kendala yang dialami dalam penyampaian informasi publik terletak pada supplay data dari masing-masing unit kerja. Selanjutnya penyampaian presentasi kegiatan dari Bidang Petugas Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa Djaswadin, yang diwakili oleh Wyka Ari Cahyanti, disampaikan bahwa tugasnya adalah membantu PPID Utama dalam hal pengelolaan keberatan dan banding serta penyelesaian sengketa informasi publik, dan di Tahun 2012 belum ada pengajuan keberatan/banding atas sengketa informasi publik, kendala yang dihadapi belum adanya SOP Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa, peningkatan SDM dan perlunya koordinasi antara Tim PPID dengan Komisi Informasi Pusat. Kemudian dilanjutkan oleh Bidang Sekretariat-Koordinator Rina Christina, menjelaskan tugasnya adalah melakukan penyusunan, pengelolaan dan laporan program kerja Tahun Anggaran 2012 dengan melakukan fasilitasi rapat PPID, menyiapkan SK Kerja Tim PPID, dan persiapan ISO berkenaan dengan proses layanan PPID Kemenristek. Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas kesekretariatan yang paling bermasalah adalah belum sinerginya koordinasi antar bidang, laporan dari unit kerja bidang teknis tidak tepat waktu, dan sarpras yang belum memandai untuk kinerja Tim PPID Kemenristek. Terakhir presentasi disampaikan oleh Bidang Petugas Dokumentasi Juhartono, mengatakan Dokumen yang perlu disimpan di Bidang Dokumentasi belum ada, penataan arsip statis masih dalam proses pngerjaan sedangkan penataan arsip dinamis masih perlu dilakukan. Sementara itu kendala yang perlu diselesaikan perlunya peningkatan SDM Dokumentasi dan sosialisasi mengenai jenis-jenis informasi publik Kemenristek.

Berdasarkan paparan 4 (empat) Bidang maka Haryanto Sahar, menyebutkan terdapat permasalahan yang hampir sama diantara 4 (empat) bidang tersebut, yaitu: 1) Koordinasi antar unit kerja di lingkungan PPID Kemenristek yang belum bersinergi; 2) Link basis data PPID belum terkoneksi dan terpusat dengan PPID Kemenristek; 3) Pembuatan SOP PPID Kemenristek belum disusun; 4) Sosialisasi jenis-jenis informasi publik yang perlu disampaikan; 5) Penyampaian laporan unit kerja di lingkungan PPID Kemenristek tidak tepat waktu; 6) Peningkatan SDM PPID Kemenristek yang belum optimal; dan 7) Sarana dan prasarana yang belum menunjang kinerja PPID Kemenristek.

Pada sesi tanya jawab, Rina menyampaikan perlunya kerjasama dari unit kerja pelaksana bidang teknis untuk melakukan link kegiatan ristek sehingga penilaian dari KIP menjadi lebih baik di tahun 2013, sementara itu Dadang, menyampaikan pentingnya verifikasi kegiatan yang dapat dipublikasikan secara link, perlu dibuatnya format baku isian untuk pengisian link. Sedangkan Yudo, menyampaikan bahwa petugas Meja Informasi, sekretariat, dan dokumentasi masih terkendala dalam hal penyampaian informasi, SOP, SDM, koordinasi, pengarsipan. Peran penyediaan informasi belum banyak didukung oleh sekretariat, terdapat proses penyediaan informasi yang masih lemah oleh karena itu perlunya struktur informasi. Tiap unit PPID harus: 1) mengisi struktur informasi setiap minggu; dan 2) SOP informasi publik secara berkala, serta merta, dan dikecualikan. Haryanto Sahar, menyebutkan pentingnya data informasi dalam sistem PPID Kemenristek.

Pada Sesi II, Uji Konsekuensi Lanjutan Informasi Publik yang Dikecualikan, di pimpin oleh Ketua PPID Anny Sulaswatty dengan Amirruddin sebagai narasumber dari KIP. Sesi ini merupakan sesi paling penting, oleh karena itu Anny Sulaswatty mengingatkan bahwa pada tahap pembahasan uji konsekuensi DIP yang dikecualikan untuk menjadi Keputusan Atasan PPID Utama, maka Eselon II pada tim PPID tidak boleh diwakilkan sebagai pengambil keputusan. Beliau menjelaskan DIP yang dikecualikan ternyata tidak perlu sampai ke menteri cukup sampai pada Atasan PPID Utama sesuai dengan permen dengan alasan alasan agar menteri tidak dipojokkan dalam setiap permasalahan yang timbul dari Informasi Publik yang disampaikan. Jadi cukup di level eselon I (Atasan PPID Utama-Sekretaris Kemenristek).

Setiap data dan fakta yang diolah merupakan informasi, maka siapapun termasuk badan publik dianggap menguasai informasi tersebut. Informasi yang dihasilkan, diterima dan diberikan kepada pihak lain tersebut dikelola oleh badan publik untuk diberikan kepada pihak luar. Seluruh informasi publik bersifat terbuka selain yang dikecualikan, seluruh dokumen di informasi publik adalah terbuka kecuali yang tidak dapat diakses (ps. 6 UU KIP). Selanjutnya dikatakan olehnya, DIP yang dikecualikan karena sifatnya absolute dapat berubah, dinamis oleh karena itu evaluasi akan dilakukan secara periodik, sehingga perubahan dapat dimungkinkan. Rapat ini dihadiri oleh Tim PPID Kemenristek (rch, ppid/ humasristek)